Portefeuille de projets
Au cœur du schéma directeur du numérique se trouve le portefeuille de projets organisés autour des 7 priorités stratégiques définies.
Des projets structurants pour l'Université de Lille
80% des projets grands programmes de transformation numérique de l’établissement pour l’ensemble des projets identifiés à ce jour. 20% des projets sont hors programme.
Refonte de l'offre de formation
Le domaine de la scolarité va connaître d’importants changements dans les années à venir, avec notamment le remplacement du logiciel Apogée par Pégase, l’évolution de l’offre de formation et les démarches d’accréditation. La complexité est renforcée par les nombreux liens entre Apogée et d’autres applications, dont les échanges de données devront être revus. La mise en service de Pégase est prévue à la rentrée 2028, néanmoins des chantiers significatifs devront être engagés pour repenser dans sa globalité l'ensemble des services numériques s'articulant avec le système d'information scolarité. C'est particulièrement le cas des outils pour la conception et la publication de l'offre de formation ou encore la gestion des services d'enseignement. Ce programme global regroupe une dizaine de projets interdépendants, avec des contraintes fortes en matière de calendrier et de conduite du changement.
Simplifier le système d'information
Le système d’information actuel est trop fragmenté, ce qui complexifie son utilisation et peut générer des frustrations pour les usagers. Cette situation est inhérente à un développement itératif sur de nombreuses années, ainsi que de l'évolution institutionnelle de l'établissement depuis 2018 avec des outils variés issus des anciens établissements. Un travail d’urbanisation est engagé, visant à structurer et harmoniser l’ensemble du système d'information. Cela passe par une meilleure gestion des données et de leur circulation entre applications, une généralisation des outils communs aux composantes, une modernisation des anciens logiciels devenus obsolètes, et l’amélioration des méthodes internes de pilotage du système d’information. L’objectif est de poser des bases solides tout en améliorant la capacité des équipes à mener de nouveaux projets.
Renforcer l'informatique décisionnelle
L’analyse menée en amont a révélé une attente de la part de nombreux acteurs pour que le système d’information puisse mieux soutenir le pilotage, à tous les niveaux de l’université. Aujourd’hui, le système décisionnel en place ne répond pas à la totalité des besoins exprimés. Bien que l’outil de visualisation des données ait permis d’obtenir des premiers résultats, le socle technique sur lequel il s’appuie ne permet pas l'industrialisation de la constitution des indicateurs. Une refonte du cœur du système d'information décisionnel est nécessaire pour aligner la mise en place d'indicateurs de pilotage sur les besoins de l'établissement.
Innover de manière responsable au service des usages quotidiens
L’université place l’innovation numérique au cœur de sa stratégie, notamment en explorant les apports de l’intelligence artificielle, des terminaux mobiles et de la valorisation des données pour proposer des services à forte valeur ajoutée aux usagers, à travers un programme de 26 projets.
De nouvelles applications pour gérer les relations avec les partenaires extérieurs à l'université.
L’université prévoit de répondre à de nouveaux besoins transverses avec des projets structurants autour de la gestion des conventions ou encore de la relation avec les partenaires. Ces projets visent à améliorer le suivi, la traçabilité et la coordination avec les acteurs de son écosystème.
Accompagner les personnels dans l'utilisation des outils numériques, avec une refonte de la documentation et des plans de formation.
Le développement d’une culture numérique partagée est essentiel pour permettre aux personnels de mieux maîtriser les outils numériques, réduire les risques liés à leur usage et sortir d’une approche purement technologique.
Simplifier les processus administratifs grâce au numérique.
La simplification et la dématérialisation des processus visent à réduire la charge administrative pour recentrer chacun sur ses missions principales, tout en valorisant le travail des personnels administratif. Bien qu’aucune solution unique ne permette de tout dématérialiser, un ensemble de 8 projets – tel qu'un guichet unique étudiant – est envisagé.
Mutualiser les infrastructures numériques à l'échelle de la région.
Le renforcement des infrastructures numériques, fondement du système d’information, passe désormais par l’ouverture d’une offre de services mutualisée à l’échelle régionale, appuyée sur une montée en puissance du datacenter existant et la mise en place de services de type cloud. Pour cela, sous l'impulsion de l'Université de Lille, un service inter-universitaire (SIU) a été créé en 2025 en partenariat avec l'UPJV, l'Université d'Artois, l'Université Littorale Côté d'Opale et l'UPHF, qui en sont membres fondateurs. Ce SIU vise à construire l'offre de services mutualisée à l'échelle de la région.
Renforcer la sécurité du système d'information.
Face à la menace croissante des cyberattaques, l’université fait de la cybersécurité une priorité stratégique, avec un programme de 11 projets visant à renforcer ses dispositifs, notamment par la généralisation de l’authentification multifacteur et la mise en place d’un centre opérationnel de sécurité (SOC).
Un plan d'action global jusque 2029
192 projets ont été identifiés dans le portefeuille de projets. Cet ensemble occupera la Direction générale déléguée au numérique à 100% de ses capacités jusqu'en 2027. Les projets n'ayant pas été identifiés dans le cadre du schéma directeur devront faire l'objet d'un arbitrage dans les structures de gouvernance adhoc qui décidera si ces projets sont prioritaires et doivent donner lieu à déprogrammer ou différer des projets du schéma directeur.
Gestion de portefeuille de projets et outillage
La mission PMO (Project Management Officer) a pour rôle de structurer et de coordonner l’ensemble du portefeuille de projets, en assurant un pilotage global, cohérent et aligné sur la stratégie de l’établissement. Elle accompagne les équipes dans la mise en œuvre des projets grâce à des méthodes partagées et des outils adaptés.
Un outil de gestion de portefeuille de projets a d’ailleurs été mis en place pour la Direction générale déléguée au numérique, afin de faciliter la priorisation, le suivi et l’arbitrage des projets à venir ou en cours.